Microsoft 365 Business Basic eller Standard?

Business Basic ger webb- och mobilversioner av Word, Excel, PowerPoint och Outlook - inga program att installera på datorn. Företagsmejl via Exchange, Teams för möten och chatt, SharePoint för delade filer och 1 TB OneDrive-lagring per användare ingår i båda planerna.

Business Standard lägger till de fullständigt installerade skrivbordsversionerna av Word, Excel, PowerPoint och Outlook, plus ytterligare verktyg som videoredigeraren Clipchamp. OneDrive-lagringen är identisk mellan planerna - 1 TB per användare i båda.

Roller som primärt arbetar i webbläsaren, har enkla dokumentbehov, eller redan äger en fristående Office-licens sedan tidigare (till exempel en gammal Office 2021-nyckel) klarar sig ofta bra med Basic. Support, kundtjänst och roller med enklare administration är typiska exempel.

Roller som bygger komplexa Excel-modeller med makron, arbetar offline (till exempel på resa utan uppkoppling), eller är beroende av skrivbordsversionernas fulla funktionsutbud (avancerad formatering, tillägg, snabbare prestanda på stora filer) behöver Standard. De flesta kunskapsarbetare i svenska SME-företag hamnar i den här kategorin.

Ja, det är både tillåtet och vanligt. Ni kan tilldela Basic till roller med enkla behov och Standard till roller som kräver skrivbordsapparna, och byta licenstyp för en enskild användare när rollen förändras. Båda planerna är begränsade till upp till 300 användare totalt - därutöver krävs Microsofts Enterprise-planer.

Ja. Microsoft erbjuder båda planerna i en variant utan Teams för bolag som redan använder ett annat mötesverktyg: Basic utan Teams kostar 51,61 kr/användare/månad med årsbindning (61,93 kr månadsvis), och Standard utan Teams kostar 103,13 kr/användare/månad med årsbindning (123,76 kr månadsvis) - enligt Microsofts prissida.

Väljer ni bort Teams förlorar ni videomöten och chatt genom Microsoft, men resten av innehållet i respektive plan är oförändrat. Relevant för bolag som redan har avtal med till exempel Zoom eller Slack.

Årsbindning (betalning varje månad, men med ett bindande årsavtal) ger ett lägre pris per användare än ren månad-till-månad-betalning - cirka 17 procent lägre på båda planerna enligt Microsofts prissida. Månadsvis betalning ger full flexibilitet att säga upp licenser med kort varsel, vilket kan vara värt merkostnaden för bolag med snabbt föränderlig personalstyrka.

Vi kartlägger vilka roller som faktiskt behöver installerade skrivbordsprogram och vilka som klarar sig med webbversionerna, sätter upp licenserna i Microsoft 365-administrationen och migrerar befintlig mejl och filer utan avbrott i vardagen.

För bolag som redan har en blandning av äldre fristående Office-licenser och nyare molnabonnemang går vi igenom vad som kan avvecklas och vad som bör behållas, så ni inte betalar dubbelt för samma funktion.

Den vanligaste metoden är att kartlägga rollerna, inte personerna: vilka arbetsuppgifter kräver komplex dokumentredigering, offline-arbete eller avancerad Excel-funktionalitet? De rollerna får Standard. Roller med enklare, webbaserade behov får Basic.

Är ni osäkra går det bra att starta försiktigt med fler Basic-licenser och uppgradera enskilda användare till Standard i takt med att behovet blir tydligt - det är enklare att uppgradera en licens än att nedgradera efter att skrivbordsprogrammen redan använts aktivt.